問い合わせ・予約の個人情報、どこに残っている？会社・店舗の情報管理とサイバー保険

サイバーリスク

問い合わせや予約のフォームには、氏名、電話番号、メールアドレスのほか、住所や相談内容などが入力されることがあります。

会社では通知メールを確認していても、同じ内容がホームページや予約サービス側にも保存されていないでしょうか。「受け取ったメール」だけでなく、情報がどこに残るかを把握しておくことが大切です。

顧客情報はメール以外にも残る？

保存先や保存方法は、利用している仕組みによって異なります。メールだけで受け取る場合もあれば、管理画面で履歴を閲覧できたり、外部サービスへ記録されたりする場合もあります。

まずは管理担当者やサービス提供元へ、「何を、どこに、いつまで保存しているか」を確認しましょう。仕組みを知らないまま、情報が残っていないと判断しないことが重要です。

問い合わせに添付された写真や書類も含めて、保存の状況を整理してみましょう。受付を担当する人と、保存先を管理する人が異なる場合は、双方で確認することが大切です。

保存先が分かったら、閲覧できる人も確認します。現在の担当者だけでなく、以前の従業員や外部関係者の権限が残っていないかを管理担当者と点検します。

受付に必要のない情報まで求めていないか、対応が終わった後の情報をどう扱うかも検討したいところです。削除する場合は、業務上の必要性や保存方針を確認して進めます。

ウェブサイトへの不正アクセス等によって、保存していた個人情報が窃取されるおそれもあります。情報管理は、会社の規模にかかわらず確認したい課題です。

フォームの項目、添付資料、メール以外の保存先を調べます。自社で分からない場合は、制作会社やサービス提供元へ確認しましょう。

仕事に必要な担当者へ権限を絞り、担当変更時の見直し方法を決めます。保存・削除の判断を、個人任せにしないことも大切です。

見覚えのないデータ変更や通知などに気づいたときの報告先を決めます。情報漏えいの有無や範囲は、自社だけで断定せず調査を依頼します。

保険の相談では、「ホームページがある」という説明に加え、顧客の連絡先、予約内容、添付書類など、扱っている情報も伝えましょう。

情報事故では、何が起きたかの調査や、影響を受けた可能性がある相手への対応など、確認すべき作業が生じます。これらの費用や相談サービスが契約でどう扱われるかを確認しておくと、事故時の備えを整理できます。

一般的な事業の賠償責任保険と、情報に関する事故への備えは、同じものとして判断せずに確認することが大切です。

POINT

顧客情報は、受け取る時だけでなく、保存先・閲覧する人・保存後の扱いまで確認しましょう。

本記事は一般的な情報提供です。情報事故の調査や報告・通知の要否は専門家・関係機関へ確認してください。保険の補償・支払可否は、契約内容と事故状況等により異なります。

新たに保険への加入をご検討の方や、事業に必要な保険について相談したい方は、お気軽にお問い合わせください。

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